Tạo báo giá từ danh sách hạng mục và giá
Công cụ này biến danh sách hạng mục và giá bạn dán vào thành một bảng báo giá để tải về dạng PDF. Viết mỗi hạng mục một dòng, giá ở cuối dòng, và phần xem trước hiện bảng mô tả và thành tiền cùng các khoản tổng. Công cụ dành cho việc cần làm nhanh của người làm tự do hoặc doanh nghiệp nhỏ phải gửi giá ngay hôm nay, không muốn mở bảng tính mẫu hay lập tài khoản. Danh sách được đọc ngay trong trình duyệt của bạn và không có gì được tải lên.
Cách làm báo giá từ danh sách hạng mục
Đây là cách biến một danh sách thành báo giá PDF:
- Hạng mục và giá: dán hoặc gõ mỗi hạng mục một dòng, giá ở cuối dòng. Ô nhập chứa tối đa 5.000 ký tự và bộ đếm bên dưới cho biết bạn đã dùng bao nhiêu.
- Tên khách hàng (không bắt buộc): nhập người nhận báo giá. Tên hiện dưới Soạn cho và trong tên tệp.
- Xem lại phần xem trước. Mỗi dòng thành một hàng của bảng, và ghi chú bên dưới cho biết có bao nhiêu dòng chưa có giá.
- Mở Tùy chọn, nằm dưới nút tải, để điền Tên doanh nghiệp của bạn, đổi Ký hiệu tiền tệ hoặc đặt Thuế suất (%).
- Nhấn Tải PDF. Nút hiện Đang chuẩn bị PDF… trong giây lát, rồi nhãn Đã lưu xác nhận tệp đã xong.
Ví dụ: bạn nhập Thiết kế logo 450000, Làm website 1200000, Hosting hằng tháng 20000 và Giảm giá khách quen -50000, đặt ký hiệu ₫ và thuế suất 8. Tạm tính là 1.620.000, thuế là 129.600 và tổng cộng là 1.749.600.
Cách mỗi dòng trong bảng báo giá được đọc
Công cụ tìm giá ở cuối mỗi dòng. Phần đứng trước giá trở thành mô tả. Ký hiệu hoặc mã tiền tệ có thể đứng ở một trong hai phía của con số, và dấu đầu dòng hoặc số thứ tự như 1., - hay • sẽ bị bỏ đi.
Thiết kế logo 450000,Thiết kế logo ₫450000,Thiết kế logo 450000đvàThiết kế logo VND 450000đều ra 450.000.Làm website 1.200.000ra 1.200.000.Giảm giá khách quen -50000ra -50.000 vàHoàn tiền (25000)ra -25.000.2. Viết nội dung 300000ra 300.000, mô tả là “Viết nội dung”.Cuộc họp khởi độngkhông có giá và được tính là dòng 0.
Từ đó có vài quy tắc:
- Giá phải là thứ cuối cùng trên dòng. Ở
Hosting 20000đ mỗi tháng, con số không nằm cuối dòng nên dòng đó tính là 0. - Loại tiền bạn gõ trong danh sách chỉ giúp đọc con số. Mọi số tiền được in kèm Ký hiệu tiền tệ trong Tùy chọn, đặt trước con số, và các loại tiền lẫn nhau chỉ đơn giản được cộng như số thường. Không có quy đổi.
- Khi một số có cả dấu chấm lẫn dấu phẩy, dấu đứng sau cùng là dấu thập phân. Với một dấu duy nhất, ngôn ngữ của trang quyết định: ở đây dấu phẩy đứng một mình là dấu thập phân, còn dấu chấm đứng một mình rồi đúng ba chữ số là dấu ngăn nghìn, nên
1.200là một nghìn hai trăm và1,5là một rưỡi. - Số tiền được làm tròn theo số chữ số thập phân của loại tiền: hai chữ số với phần lớn ký hiệu, không có với ¥, ₩ và ₫.
Giảm giá, thuế và tổng cộng
Dấu trừ hoặc dấu ngoặc đứng trước giá biến dòng đó thành khoản giảm giá: nó bị trừ khỏi tạm tính và hiện dưới dạng số âm. Thuế suất (%) trong Tùy chọn cộng thêm một tỷ lệ phần trăm lên toàn bộ tạm tính và hiện thành dòng thuế, có thuế suất trong ngoặc. Dòng này chỉ xuất hiện khi thuế suất lớn hơn 0. Tổng cộng là tạm tính cộng khoản thuế đó. Hãy dùng mức thuế áp dụng ở nơi bạn làm việc.
Không có cột số lượng. Để báo giá nhiều món, bạn tự tính tổng của dòng rồi viết ở cuối: Ghế 3 x 50000 = 150000 giữ mô tả “Ghế 3 x 50000” với thành tiền 150.000.
Báo giá PDF: tệp có những gì
Tên doanh nghiệp nằm ở góc trên bên trái nếu bạn đã điền, còn tiêu đề “Báo giá” nằm ở góc trên bên phải. Bên dưới là ngày hôm nay, tự điền, và “Soạn cho” kèm tên khách hàng nếu bạn đã nhập. Tiếp theo là bảng mô tả và thành tiền cùng các khoản tổng. Chữ trong PDF là chữ thật, chọn được, nên giữ nét sắc và tệp nhỏ. Danh sách dài sẽ sang trang kế tiếp với phần đầu bảng lặp lại, và số trang được in ở cuối khi có nhiều hơn một trang. Giấy là A4 hoặc Letter, tùy theo khu vực của bạn. Tên tệp là bao-gia- theo sau là tên khách hàng, khoảng trắng đổi thành dấu gạch nối, hoặc chỉ là bao-gia.pdf khi không nhập khách hàng.
Tên doanh nghiệp, ký hiệu tiền tệ và thuế suất được lưu trên thiết bị này cho lần sau. Các hạng mục và tên khách hàng thì không, nên hãy giữ danh sách ở nơi khác nếu sau này bạn muốn sửa báo giá.
Những việc công cụ báo giá này không làm
Nó biến một danh sách đã dán thành một bản báo giá. Không có bảng để sửa từng hàng, không có số lượng nhân đơn giá, không có logo, số báo giá, hạn thanh toán hay điều khoản, không lưu báo giá, và chỉ có một thuế suất cho cả bản báo giá. Tài liệu luôn có tiêu đề “Báo giá” và ngày không đổi được.
Một dòng chỉ có chữ, như Hiệu lực 30 ngày, không bị bỏ qua: nó trở thành một hàng có thành tiền 0. Vì vậy hãy để điều khoản cho tin nhắn bạn gửi kèm PDF.
Câu hỏi thường gặp
Cách làm báo giá cho khách hàng như thế nào?
Dán mỗi hạng mục một dòng vào “Hạng mục và giá”, giá ở cuối dòng, rồi nhập khách hàng vào “Tên khách hàng (không bắt buộc)”. Xem lại phần xem trước và nhấn “Tải PDF”. Hãy mở “Tùy chọn” trước nếu bạn muốn có “Tên doanh nghiệp của bạn”, “Ký hiệu tiền tệ” hay “Thuế suất (%)” trên báo giá. Bạn nhận được tệp PDF có các hàng mô tả và thành tiền, tạm tính, thuế và tổng cộng, sẵn sàng đính kèm vào email.
Tôi có thể làm báo giá online mà không cần đăng nhập không?
Có. Không có tài khoản hay đăng nhập, và công cụ miễn phí. Danh sách được đọc và PDF được tạo ngay trong trình duyệt của bạn, nên không có gì được tải lên, và PDF không có hình mờ.
Một báo giá cần có những gì?
Điều đó tùy ngành nghề và quốc gia của bạn, nên hãy kiểm tra nơi bạn làm việc yêu cầu gì. PDF này gồm tên doanh nghiệp của bạn, tên khách hàng, ngày hôm nay, từng hạng mục kèm thành tiền, tạm tính, thuế và tổng cộng. Nó không có số báo giá, thời hạn hiệu lực, điều khoản thanh toán hay dòng ký tên, nên hãy ghi những điều đó trong tin nhắn bạn gửi kèm PDF.
Báo giá khác gì bảng ước tính?
Thông thường báo giá là mức giá chắc chắn cho công việc đã xác định, còn ước tính là con số dự đoán có thể thay đổi, nhưng mức độ ràng buộc của từng loại còn tùy quốc gia và ngành nghề. Công cụ này chỉ tạo tài liệu, và PDF có tiêu đề “Báo giá”. Mức giá chắc đến đâu phụ thuộc vào những gì bạn viết khi gửi đi.
Làm sao để thêm giảm giá vào báo giá?
Đặt dấu trừ trước số tiền, như “Giảm giá khách quen -50000”, hoặc đặt trong dấu ngoặc, như “Giảm giá khách quen (50000)”. Dòng đó bị trừ khỏi tạm tính và hiện là số âm, ví dụ -50.000.
Làm sao để thêm thuế vào báo giá có VAT?
Mở “Tùy chọn” và nhập một con số vào “Thuế suất (%)”. Một dòng thuế xuất hiện giữa tạm tính và tổng cộng, ví dụ với thuế suất 8 trong ngoặc. Một thuế suất áp dụng cho toàn bộ tạm tính, nên bản báo giá có nhiều mức thuế khác nhau không thể tách ra. Nếu để trống hoặc bằng 0 thì không có dòng thuế.
Tôi có thể thêm số lượng và đơn giá vào báo giá không?
Không dưới dạng cột. Mỗi dòng có một số tiền, và đó là con số cuối cùng trên dòng. Hãy tự tính tổng của dòng rồi viết ở cuối, ví dụ “Ghế 3 x 50000 = 150000”. Báo giá hiện “Ghế 3 x 50000” với thành tiền 150.000.
Có phải dùng mẫu báo giá không?
Không, không có mẫu nào để điền. Bạn dán một danh sách và từ đó ra tài liệu có bảng và các khoản tổng. Nếu bạn cần logo, số báo giá hay điều khoản, công cụ này không thêm được.
Danh sách khách hàng và giá của tôi có bị tải lên không?
Không. Văn bản được đọc và PDF được vẽ ngay trên thiết bị của bạn, không có gì được gửi đi đâu. Chỉ “Tên doanh nghiệp của bạn”, “Ký hiệu tiền tệ” và “Thuế suất (%)” được lưu trong trình duyệt, trên thiết bị này, cho lần sau. Các hạng mục và tên khách hàng không được lưu.
